Tải nhanh miễn phí file excel quản lý kho mới nhất 2021

Sử dụng file excel quản lý kho là một trong những cách giúp các chủ cửa hàng quản lý hàng hóa dễ dàng và thuận lợi hơn. Nếu bạn vẫn chưa biết cách quản lý kho bằng file excel, hãy khám phá ngay bài viết này của hoccachkinhdoanh.com, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn cách quản lý kho hiệu quả bằng excel và các mẫu file excel để bạn có thể quản lý kho đơn giản. 

1. Lợi ích khi quản lý kho bằng excel

Quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel là một hình thức quản lý kho đã trở nên phổ biến trong kinh doanh bán lẻ, được nhiều chủ cửa hàng sử dụng nhằm kiểm soát số lượng hàng hóa tồn kho. Vậy lợi ích file excel quản lý kho là gì? 

1.1. Thống kê – phân loại dữ liệu rõ ràng 

Excel là một phần mềm xử lý bản tính được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan. Thế nên, bất cứ khi nào người dùng cần thống kê thông tin và tính toán chỉ cần vào excel. 

File quản lý kho giúp thống kê dữ liệu rõ ràng

Vậy có thể thấy rằng, trong kinh doanh bán lẻ luôn cần phải thống kê – liệt kê số liệu và thông tin thì sử dụng mẫu file excel quản lý xuất nhập tồn là vô cùng hợp lý. File excel quản lý kho đơn giản miễn phí được chia theo từng cột, người dùng có thể thêm bất cứ trường thông tin nào cần vào file là đều có thể quản lý được một cách dễ dàng và nhanh chóng. 

1.2. Tìm kiếm dữ liệu dễ dàng

Khi bạn chia các trường thông tin trong file excel rõ ràng thì lúc tìm kiếm lại thông tin mình cần sẽ rất đơn giản. Đây là một trong những ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí, không giống như khi bạn quản lý kho bằng phương pháp thủ công là sổ sách. 

Tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn với phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí

Ghi chép sổ sách mỗi khi tìm lại thường tốn rất nhiều thời gian, chưa kể còn dễ gây nhầm lẫn nếu bạn không ghi cụ thể và rõ ràng thông tin. File excel quản lý kho đơn giản sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để tìm dữ liệu mà bạn cần. 

1.3. Sử dụng miễn phí

Excel là phần mềm miễn phí, chỉ cần tải về laptop hoặc máy tính là có thể sử dụng được mà không cần tốn bất cứ chi phí nào. Đây là phần mềm được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu và trong nhiều lĩnh vực khác nhau. 

File quản lý kho bằng excel hoàn toàn miễn phí

Như vậy, nếu bạn chưa muốn một khoản tiền đầu tư cho quản lý kho, thì phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí rất thuận tiện và phù hợp với bạn. 

2. Cách tạo file excel quản lý kho hiệu quả

Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel không hề khó khăn, bạn chỉ cần tạo và chia các file quản lý kho thành từng đầu mục mà bạn cần hoặc làm theo file excel quản lý kho đơn giản mà hoccachkinhdoanh.com gợi ý dưới đây

2.1. Mẫu file excel quản lý theo danh mục mặt hàng

Trước tiên, khi bạn muốn quản lý kho của cửa hàng mình, bạn cần liệt kê các sản phẩm mà cửa hàng nhập về trước, vì vậy trong file excel quản lý kho bạn cần tạo sheet “Danh mục sản phẩm”.

Phần danh mục sản phẩm này sẽ giúp bạn quản lý thông tin hàng hóa và trong phần này cần có những trường thông tin như:

• Số thứ tự
• Tên sản phẩm
• Mã sản phẩm
• Đơn vị tính
• Ghi chú (nếu cần)

Tải tại đây: File quản lý kho

Quản lý kho theo danh mục sản phẩm 

2.2. Mẫu file excel quản lý kho theo bảng kê nhập kho và xuất kho hàng hóa

Trường thông tin thứ 2 trong file excel quản lý kho đơn giản miễn phí là bảng kê nhập kho và xuất kho hàng hóa. Mọi giao dịch xuất nhập kho bạn cần lưu vào file này. Các thông tin trong file quản lý kho này cần có, bao gồm:

• Số thứ tự
• Ngày/tháng 
• Số chứng từ (nếu cần)
• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Số lượng 
• Đơn giá
• Thành tiền
• Giá vốn

Tùy vào nhu cầu của mỗi người quản lý và của từng cửa hàng mà bạn có thêm thêm hoặc lược bớt đi các trường thông tin để quản lý phù hợp hơn cho cửa hàng của mình. 

Tải tại đây: File quản lý kho

Quản lý kho bằng bảng kê xuất nhập tồn 

2.3. Mẫu file excel quản lý kho theo báo cáo tồn kho

Dựa trên các file quản lý kho bên trên, bạn sẽ lập thêm một file để báo cáo tồn kho, file này giúp bạn nhận biết được trong ngày, trong tuần, hay tháng hàng hóa của cửa hàng như thế nào. Báo cáo tồn kho cũng là cách để chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình kinh doanh thực tế của cửa hàng mình, sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào không bán chạy, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý hơn. 

Trong file excel quản lý kho báo cáo này bạn cần các trường thông tin như: 

• Xuất trong kỳ
• Nhập trong kỳ
• Tồn cuối kỳ

Tải tại đây: File quản lý kho

Báo cáo quản lý kho

3. Những rủi ro khi quản lý kho bằng excel

Phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí mang tới nhiều ưu điểm những cách quản lý kho bằng excel còn nhiều điểm hạn chế như:

• Các hàm tính trên excel phức tạp, dễ bị nhầm lẫn nên sẽ không tránh được sự sai sót như tính toán báo cáo
• Quản lý kho bằng excel thường chỉ phù hợp cho những kho hàng nhỏ, số lượng hàng hóa không nhiều 
• File excel quản lý kho thường là bản offline nên không thể chủ động kiểm soát được thông tin nếu không truy cập vào máy tính của cá nhân, tính linh hoạt không cao

Hi vọng với những chia sẻ trong bài viết này của chúng tôi, bạn sẽ biết cách quản lý kho hiệu quả bằng excel, tạo được mẫu file excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng của mình và tham khảo thêm được một ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí cũng như một phần mềm kho tốt giúp việc kinh doanh thuận lợi và phát triển hơn.