Phân quyền là gì? Lợi ích của phân quyền với quản lý nhân viên?

Bất kể bạn mở một công ty quy mô hàng nghìn nhân viên hay một cửa hàng chưa đến chục người, chỉ cần xuất hiện tổ chức mà bạn đóng vai trò quản lý thì phân quyền luôn là kỹ năng quan trọng hàng đầu bạn cần nhớ.

Nó là cách bạn điều khiển tổ chức của mình hoạt động, đồng thời cũng giúp bạn quản lý nhân viên dưới quyền một cách hiệu quả. Vậy cụ thể phân quyền là gì, lợi ích của phân quyền và các mô hình phân quyền như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây.

1. Phân quyền cho nhân viên là gì? Tại sao phải phân quyền?

Hẳn bạn đã biết trong 1 phần mềm quản lý nhân viên, chức năng phân quyền cho nhân viên là quan trọng nhật. Vậy phân quyền cho nhân viên là gì mà nó quan trọng đến vậy?

Hiểu một cách đơn giản thì phân quyền là việc chúng ta phân chia một phần quyền lực quyết định cho nhân viên cấp dưới, như vậy nhân viên sẽ có toàn quyết quyết định những trường hợp nằm trong quyền hạn của mình.

Ví dụ bạn phân quyền cho nhân viên kho là quản lý các hoạt động kiểm và xuất – nhập kho, nhân viên đó sẽ được phép truy cập vào dữ liệu liên quan đến hàng tồn kho, thực hiện các hoạt động nhập, xuất hàng khi cần thiết rồi báo cáo lại. Như vậy chắc bạn đã nắm được phân quyền là gì và lợi ích của phân quyền là rất rõ rệt đối với hoạt động kinh doanh đúng không.

Phân quyền là gì

Cần phân biệt giữa phân quyền với ủy quyền, khi thực hiện ủy quyền thì nhân viên chỉ được trao quyền hạn quyết định trong một số trường hợp cụ thể do bạn chỉ định mà thôi.

Vậy tại sao bạn phải chia nhỏ quyền lực của mình ra cho nhân viên? Tại sao người quản lý nhân viên không tập trung quyền hành trong tay để giữ vị trí độc tôn, tối cao?

Đơn giản vì càng nắm nhiều quyền thì lượng công việc bạn cần xử lý càng nhiều, trách nhiệm càng lớn và chắc chắn một mình bạn không thể hoàn thành tốt tất cả. Lợi ích của phân quyền là gì giúp bạn giảm áp lực cho mình và chỉ cần tập trung vào các công việc chính, mang tính chất quyết định.

Ngoài ra phân quyền còn giúp bạn khai thác được các năng lực của nhân viên, tận dụng khả năng sáng tạo cả họ để tăng hiệu quả công việc. Phân quyền cũng là cách để giới hạn sự can thiệp của nhân viên vào các công đoạn khác.

Ví dụ nhân viên kho sẽ không được phép bán hàng, nhân viên bán hàng thì không được phép kiểm kê sổ sách. Tại một số nơi họ còn dùng phân quyền để thử thách nhân viên trong thời hạn đánh giá.

2. Các mô hình phân quyền phổ biến

Hiện nay có 3 mô hình phân quyền phổ biến thường được sử dụng trong các tổ chức quy mô từ lớn đến nhỏ:

2.1 Phân quyền tập trung

Nếu chia tổ chức thành 3 phân cấp theo thứ tự giảm dần về quyền lực gồm Lãnh đạo – Quản lý – Nhân viên thì quyền hành chủ yếu được Lãnh đạo phân cho cấp Quản lý, còn nhân viên cấp cuối không có bất cứ quyền gì.

Cấp Quản lý nhân viên là người thân tín, được Lãnh đạo trao cho rất nhiều quyền hành và chế độ phúc lợi nhằm xây dựng lòng trung thành của họ, nhờ vậy những người Quản lý sẽ dốc hết sức cống hiến.

Quản lý nhân viên được lãnh đạo trao quyền

Còn cấp Nhân viên hầu như không được tiếp xúc với Lãnh đạo, không được nghe thông tin hai chiều, hưởng ít bổng lộc, gần như trở thành công cụ cho cấp Quản lý thực hiện công việc mà cấp Lãnh đạo giao xuống.

Đó là lý do vì sao tại nhiều công ty hay cửa hàng nhân viên quản lý cấp trung gian luôn được hưởng nhiều đãi ngộ hơn, trong khi nhân viên bán hàng, phục vụ lại chỉ nhận được lương cơ bản. Mô hình phân quyền tập trung cũng được nhiều đơn vị kinh doanh lựa chọn.

2.2 Phân quyền đơn lẻ

Nếu kiểu phần quyền trên Lãnh đạo chỉ tập trung giao quyền quyết định cho cấp Quản lý thì tại mô hình này người Lãnh đạo lại có xu hướng trực tiếp phân quyền cho Nhân viên cấp cuối.

Họ sẽ chọn trong số các nhân viên một người có năng lực phù hợp và gọi đến để giao quyền trực tiếp. Như vậy công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng, hiệu quả tốt hơn, nhưng lại khiến tổ chức lỏng lẻo, cấp Quản lý nhân viên cảm thấy mình bị “vượt mặt”.

Phân quyền đơn lẻ

2.3 Phân quyền toàn diện

Với mô hình này thì ai trong tổ chức cũng được phân quyền theo thứ tự từ cao xuống thấp, nghĩa là không có chuyện bị “vượt mặt” hay chỉ dừng lại ở cấp trên nữa.

Lãnh đạo vẫn có thể điều nhân viên cấp cuối lên làm việc nhưng phải qua sự điều phối của Quản lý trực tiếp. Mặc dù có vẻ tốn thời gian và quá nguyên tắc nhưng với mô hình phân quyền này tổ chức sẽ chặt chẽ hơn rất nhiều, mọi người đều có cơ hội để thăng tiến.

3. Bí quyết phân quyền hiệu quả khi quản lý nhân viên

Nếu bạn muốn quản lý nhân viên thật tốt vừa muốn đạt hiệu quả cao trong công việc thì nên chọn mô hình phân quyền toàn diện. Bạn sẽ phân quyền cho cấp quản lý rồi cấp quản lý tiếp tục phân quyền xuống phía dưới sao cho hợp lý và tận dụng được nguồn nhân lực. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn phân quyền nhân viên hiệu quả hơn:

– Đưa ra thời hạn phân quyền: Khi phân quyền cho nhân viên cấp dưới bạn có thể đưa ra kèm thời hạn có hiệu lực, ví dụ 6 tháng, 1 quý hay 1 năm, nếu nhân viên làm tốt thì có thể được nhận thêm quyền hành còn nếu không thì trao lại cho người khác. Như vậy nhân viên sẽ có thêm động lực khi nhận nhiệm vụ mà bạn trao cho họ.

Đưa ra thời hạn phân quyền cụ thể

– Nêu rõ quyền hạn và nội dung công việc: Để tránh việc hiểu lầm hoặc nhân viên cố tình lần quyền, quản lý nhân viên nên cho nhân viên biết rõ quyền hạn được trao và những công việc cần phải hoàn thành. Điều này cũng đồng thời giúp cho nhân viên biết mình phải làm gì.

– Định kỳ đánh giá công việc đã phân quyền: Cách một đoạn thời gian nhất định bạn cần đánh giá lại hiệu quả công việc mà nhân viên đã làm, xem họ có tận dụng hết quyền hành được trao hay không.

– Phân quyền không có nghĩa là rủ bỏ trách nhiệm: Cần xác định ngay từ đầu việc bạn phân quyền là để tận dụng nguồn lực và quản lý tổ chức, chứ không phải để chối bỏ trách nhiệm. Dù kết quả công việc của nhân viên có ra sao thì bạn vẫn phải chịu liên đới.

4. Ngoài phân quyền, 4 kỹ năng khác để quản lý nhân viên tốt nhất là gì?

Để quản lý nhân viên tốt nhất và mang lại hiệu quả trong việc kinh doanh, bên cạnh việc giúp cho các nhân viên thấy được lợi ích của phân quyền, xây dựng các mô hình phân quyền, người quản lý cũng cần bổ sung thêm một số kỹ năng khác.

4.1 Quản lý nhân viên chuẩn phong cách người dẫn đầu

Quản lý nhân viên là người sẽ làm gương cho mọi nhân viên trong cửa hàng từ tác phong, cử chỉ, lời nói và cách làm việc. Khi phân quyền cho nhân viên, người quản lý phải đảm bảo được sự công bằng, phải cho nhân viên thấy được lợi ích của phân quyền. Mỗi nhân viên bán hàng phải thấy được quyền lợi và trách nhiệm của mình khi làm việc.

Quản lý nhân viên chuẩn phong cách người dẫn đầu

Ví dụ: Mô hình quản lý ở các cửa hàng tạp hóa lớn, các nhân viên được phân chia công việc cụ thể, rõ ràng. Người quản lý luôn thể hiện tốt những phẩm chất của người dẫn đầu khi đảm bảo công bằng về quyền lợi, quan tâm đến đời sống của các nhân viên.

Mô hình phân quyền ở các tạp hóa, siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi ngày càng phù hợp hơn với thực tế hoạt động và được cập nhật đổi mới liên tục.

4.2 Kỹ năng giao tiếp của quản lý nhân viên xuất sắc

Mỗi nhân viên là một tính cách và tư duy khác nhau do vậy đòi hỏi quản lý nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp tốt để truyền đạt thông điệp, hướng dẫn cách bán hàng cho nhân viên đạt hiệu quả cao nhất.

Cách khen-chê, nhắc nhở nhân viên cũng là một nghệ thuật để nhân viên vừa tiếp thu góp ý của bạn lại cảm thấy thoải mái và làm việc một cách vui vẻ.

Kỹ năng giao tiếp của quản lý nhân viên xuất sắc

4.3 Quản lý nhân viên cần có Kỹ năng lãnh đạo

Quản lý nhân viên là người nắm được công việc và phân chia công việc, lãnh đạo nhân viên hiệu quả. Trong mô hình kinh doanh hiện đại, quản lý nhân viên phải nắm được mô hình phân quyền, thấy rõ lợi ích của phân quyền để áp dụng linh hoạt và phù hợp cho các nhân viên của mình.

Người quản lý có kỹ năng lãnh đạo tốt sẽ biết phân quyền cho các nhân viên tới đâu là phù hợp, chẳng hạn như nhân viên bán hàng có được sử dụng phần mềm quản lý bán hàng với tính năng tổng hợp doanh thu, báo cáo lãi lỗ theo ngày, tuần, tháng hay không.

4.4 Kỹ năng đào tạo nhân viên

Thời đại công nghệ 4.0 xã hội luôn đổi mới và cập nhật, bạn cần có kế hoạch phát triển các kỹ năng cho nhân viên của mình. Hãy dành ra vài buổi training cho họ khi sử dụng một công cụ bán hàng mới hoặc kỹ năng phân loại, trưng bày hàng hóa sao cho đẹp mắt.

Khi các nhân viên của bạn được tạo điều kiện phát triển kỹ năng bán hàng, chắc chắn hiệu suất làm việc sẽ thay đổi rõ rệt, cơ hội tăng doanh thu cho cửa hàng để ngày càng vượt xa các đối thủ sẽ trong tầm tay bạn.

Như vậy bài viết đã cung cấp thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn phân quyền là gì, lợi ích của phân quyền và các mô hình phân quyền. Hy vọng bạn sẽ áp dụng linh hoạt vào việc quản lý nhân viên để cải thiện hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Chúc bạn thành công!