Mở quán cafe cần chuẩn bị những gì ? cần có bao nhiêu vốn ? các bước mở quán cafe thực hiện như thế nào ? Tất cả sẽ được hoccachkinhdoanh.com giải đáp chi tiết ngay trong bài viết này. Hãy theo dõi để có cái nhìn toàn diện nhất khi mở quán cafe bạn nhé.
Mở quán cafe cần chuẩn bị những gì ?
Tìm kiếm mặt bằng
Cà phê và thức uống giải khát bạn nghĩ quán của mình sẽ thu hút loại khách nào? Già hay trẻ? Sinh viên học sinh hay những người đã đi làm? Bạn nghĩ khách hàng ruột hay khách hàng lai vãng là nguồn thu nhập chính của coffee shop mình đang kinh doanh?
Một số người coi trọng khách ruột hơn khách vãng lai. Đó thực sự là một sai lầm lớn.
Những người khách vãng lai là những khách hàng ruột tiềm năng mà bạn đang tìm kiếm. Làm sao để những người khách lai vãng trở thành khách ruột của cửa hàng bạn.
Điều đầu tiên. quán cà phê của bạn phải ở những vị trí thuận tiện để khách hàng lui tới. Trong đó vị trí gần các cơ quan, trường học là vô cùng quan trọng.
Thứ hai là việc giữ xe. Hãy bố trí quán cà phê của bạn một cách thông minh, có đủ diện tích giữ xe. Điều này góp phần làm khách hàng cảm thấy thoải mái và an toàn khi lui tới cửa hàng.
Không gian quán cafe
Không cần quan tâm bạn trang trí quán cà phê theo phong cách nào. Nhưng trước hết bạn phải thoả mãn các yêu cầu tối thiểu mà bất cứ một người khách hàng nào cũng có. Đó là không gian thoáng mát và hệ thống wifi tốt.
Đa số khách hàng tới quán cà phê để nói chuyện với bạn bè, làm việc và nhu cầu truy cập Internet là rất lớn bất kể giới tuổi nào.
Nên hãy đảm bảo hệ thống mạng của quán bạn hoạt động tốt. Với cái nóng hầu như là quanh năm, đặc biệt là thành phố Hồ Chí Minh. Rhật dễ chịu biết bao khi vừa tránh được cái nóng gay gắt vừa được thưởng thức đồ uống mát lạnh.
Thêm vào đó, bạn cần quan tâm đến yếu tố phong thủy. Khi quyết định chọn thuê mặt bằng và thiết kế không gian bên trong của quán.
Cũng như cách bố trí các khu vực và tận dụng ánh sáng tự nhiên, thiết kế hệ thống đèn ra sao cho hợp lý nhất.
Đồng thời cần quan tâm đến khâu trang trí nội thất. Không nên quá sa đà khâu trang trí, cần tạo chỗ ngồi và lối đi thoải mái cho khách hàng.
Thuê nhân sự
Đừng thuê nhân viên một cách bừa bãi. Nhân viên là bộ mặt của quán khi khách vừa bước chân vào cửa cho đến khi tính tiền ra về.
Tuyển nhân viên một cách cẩn thận và đào tạo nhân viên một cách bài bản. Trước khi bắt đầu làm việc là một bước đi khôn ngoan mà bạn không nên bỏ qua.
Chưa nói đến đức tính thành thật, đáng tin cậy mà bất cứ nhân viên nào của bạn cũng nên sở hữu. Đau đầu với công việc kinh doanh. Nếu bạn hoàn thành tốt bước này, điều đó không những giúp bạn cảm thấy yên tâm hơn. Mà còn giảm bớt những lo toan trong những ngày đầu thực hiện công việc kinh doanh của mình.
Chuẩn bị hệ thống thanh toán
Hệ thống phần cứng và phần mềm vô cùng quan trọng trong việc vận hành quán cafe. Với hệ thống phần mềm kết nối trực tiếp với hệ thống phần cứng như máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền giúp khách thanh toán, tính tiền nhanh chóng.
Ngoài ra, một số tính năng khác phải kể đến. Bao gồm định lượng nguyên vật liệu, kiểm kê kho, quản lý nhân viên, quản lý sơ đồ phòng bàn.
Hiện nay, theo mô hình quán kiểu mới có tích điểm thẻ thành viên như The Coffee House. Quán cafe có thể trực tiếp quản lý data khách hàng, lôi kéo lượng khách hàng trung thành đến quán. Thông báo đến khách hàng các thông tin về chương trình khuyến mãi giúp lôi kéo khách đến quán khi có các chương trình khuyến mãi.
Bạn nên đầu tư thêm các thiết bị máy tính tiền tích hợp phần mềm quản lý quán cafe. Để việc bán hàng được hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Khai trương coffee shop của bạn
Đừng trông chờ vào ngày khai trương quán bạn mới tiến hành quảng cáo. Hãy quảng cáo quán cafe trước ngày khai trương 1 tuần trên tất cả các phương tiện thông tin khả dụng.
Đừng trông chờ từ những người bạn của bạn, tất nhiên họ sẽ đến trong này khai trương nhưng họ không thể đến quán của bạn mãi được.
Thực hiện marketing trên fb, google, phát tờ rơi, combo khuyến mãi, khuyến mãi ngày đầu khai trường mua một tặng hai, giảm 50% tất cả các hoá đơn trong một thời gian ngắn,… là một số trong vô vàn cách bạn có thể áp dụng để PR tên tuổi quán cà phê của mình.
Đừng bỏ phí cơ hội ngàn vàng này. Một khi bạn bỏ qua ngày khai trương và mới bắt đầu quảng cáo sau đó thì các suất thành công thấp hơn hẳn.
Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn ?
Dựa vào khả năng tài chính của bạn cũng như mục đích của bạn. Mà bạn có thể mở một quán cà phê nhỏ hoặc một quán cà phê lớn với đầy đủ tiện nghi cũng như không gian sang trọng.
Đối với một mô hình kinh doanh nhỏ, bạn cần số vốn đủ để mua sắm vật dụng cũng như tiền thư mặt bằng, nhân viên ít nhất là trong một tháng.
Có rất nhiều cách để bạn tiết kiệm chi phí. Từ việc mua sắm thiết bị pha chế đến trang trí quán cà phê. Bạn có thể hỏi mua các thiết bị cũ được sang lại từ các quán cà phê ngừng hoạt động. Với kinh phí chỉ hơn một nửa.
Hãy cân nhắc mua mua vật dụng theo số lượng khách dự kiến của quán. Nên mua bàn ghế, ly chén theo dựa theo số khách dự kiến của quán. Chắt chiu từ những khoảng nhỏ nhất, gộp lại bạn sẽ tiết kiệm được một khoản tiền lớn.
Bạn đừng bỏ qua những cơ hội, tận dụng những mối quan hệ để hạn chế tối thiểu các chi phí. Chi phí bạn bỏ ra càng ít bao nhiêu thì rủi to kinh doanh của bạn càng nhỏ. Và đặc biệt bạn sẽ càng thoải mái trong hoạt động kinh doanh. Không bị gò bó với doanh thu huề vốn,…
Dưới đây là bảng chi phí, kinh phí tham khảo dành cho bạn. Các chi phí này được đưa ra từ mức thấp nhất.
Chi phí mặt bằng, nội thất
Tùy vào quy mô, khả năng tài chính và địa bàn nơi bạn mở quán cafe. Mà giá mặt bằng sẽ dao động từ 5 triệu đến vài chục triệu 1 tháng. Nên bạn cần cân nhắc kỹ các trước khi quyết định thuê hoặc xây sửa mặt bằng.
Chi phí thuê mặt bằng còn tùy thuộc vào địa điểm và mật độ giao thông qua lại. Nếu chọn địa điểm trong trung tâm giá thuê có thể dao động từ 100 – 150 triệu đồng/tháng. Các vùng lân cận khu trung tâm giá ít hơn khoảng 70 – 80 triệu đồng/tháng. Và vùng ngoại ô giá khoảng 30 – 40 triệu đồng/tháng.
Hợp đồng thuê trả theo năm chi phí ban đầu có thể khá cao. Ảnh hưởng đến độ linh hoạt trong quá trình sử dụng vốn đầu tư ban đầu. Nhưng bạn có thể yên tâm kinh doanh mà không lo sợ bị gián đoạn khâu mặt bằng.
Ngược lại, nếu bạn chi trả hợp đồng thuê theo thời gian ngắn như theo mỗi tháng đến nửa năm. Thì số tiền có thể ít đi tuy nhiên vấn đề bị lấy lại mặt bằng bất kỳ lúc nào là vấn đề khó tránh khỏi.
Tùy theo ý tưởng kinh doanh về phong cách quán, bạn có thể tham khảo chi phí trang thiết bị trang trí nội thất tại các cơ sở có uy tín. Cần cân nhắc về số vốn đầu tư sao cho khâu trang trí đạt hiệu quả tốt mà lại tiết kiệm chi phí nhất.
Chi phí cho trang thiết bị
Các trang thiết bị như tủ lạnh, tivi, máy xay sinh tố, bàn ghế, ly thìa… cũng tùy vào quy mô kinh doanh. Và kinh phí mà bạn có thể lựa chọn các mức giá phù hợp. Riêng máy tính tiền POS, hẳn nhiều người vẫn còn nhằm lẫn với máy POS thanh toán thẻ ngân hàng.
Máy POS tính tiền hay máy POS bán hàng là loại máy thay thế các thiết bị bán hàng như máy tính, máy in hóa đơn, máy quét mã… Tùy vào quy mô kinh doanh, có nhiều loại máy POS phù hợp cho bạn lựa chọn.
Với quy mô kinh doanh nhỏ bạn có thể chọn máy POS cầm tay có mức giá từ 6 triệu đồng. Với quy mô kinh doanh vừa và lớn, phục vụ lượng khách hàng đông. Bạn nên chọn loại máy POS có cấu hình mạnh và màn hình lớn. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng phục vụ và quản lý kinh doanh.
Chi phí cho nguyên vật liệu
Để làm ra những ly cafe ngon làm hài lòng khách hàng. Cần phải có nguồn nguyên vật liệu chất lượng cao, các thiết bị, dụng cụ pha chế hiện đại khi mở quán cafe.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nguồn chuyên cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị, dụng cụ pha chế. Bạn cần chọn cân nhắc kỹ lựa chọn những nơi bỏ sỉ để đảm bảo chất lượng của sản phẩm và tiết kiệm được chi phí.
Chi phí khác
Tùy vào quy mô kinh doanh mà có thêm các chi phí khác như marketing, website, fanpage, thuê nhân viên, … Thường ở mức dao động khoảng 30 triệu.
Những điều cần biết khi mở quán cafe ?
Để kinh doanh quán cafe thành công và có thương hiệu riêng. Bạn cần xác định rõ mô hình kinh doanh, quy mô kinh doanh cũng như đối tượng khách hàng, phong cách quán cafe bạn đang nhắm tới,…
Xác định đúng những điều này sẽ góp phần giúp quán cafe của bạn xây dựng thương hiệu riêng. Và có chỗ đứng nhất định trong thị trường kinh doanh cafe đầy cạnh tranh.
Mô hình kinh doanh
Mô hình kinh doanh quán cafe có thể hiểu là hình thức kinh doanh, cách vận hành quán cafe theo 1 cách thống nhất.
Có nhiều mô hình kinh doanh cafe đang thu hút sự quan tâm và đầu tư của các chủ kinh doanh. Như mô hình quán cafe nhỏ, cafe công sở, quán nước giải khát, cafe take away (cafe mang đi), mô hình cafe sân vườn, mô hình cafe cóc (cafe bình dân), mô hình cafe sách, mô hình cafe văn phòng, mô hình cafe chủ đề, mô hình chuỗi cafe thương hiệu…
Tùy vào sở thích , nhu cầu và xu hướng của thị trường. Mà bạn có thể chọn mô hình kinh doanh phù hợp với định hướng phát triển kinh doanh.
Quy mô kinh doanh
Quy mô kinh doanh càng lớn thì số vốn bạn đầu tư càng nhiều. Tùy vào khả năng tài chính và định hướng phát triển kinh doanh mà bạn có thể lựa chọn cho mình quy mô kinh doanh phù hợp.
Nếu lựa chọn quy mô kinh doanh vượt quá khả năng tài chính và quản lý. Bạn chắc chắn sẽ đối mặt với rủi ro thua lỗ khá cao.
Đối tượng khách hàng
Lựa chọn nhóm đối tượng khách hàng đúng sẽ giúp quán cafe của bạn đi đúng quỹ đạo của nó. Sau khi xác định được nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng.
Bạn cần khảo sát nhu cầu, xu hướng của đối tượng khách hàng này. Nhằm xây dựng phong các và thực đơn, thức uống phù hợp nhất.
Định hình phong cách quán cafe
Ngày nay, việc thưởng thức cafe không còn dừng lại ở thức uống ngon. Mà khách hàng còn muốn tận hưởng không gian của quán cafe.
Phong cách thiết kế và phục vụ phụ thuộc vào việc bạn lựa chọn mô hình kinh doanh. Đối tượng khách hàng tiềm năng của bạn cũng như xu hướng dẫn đầu thị trường.
Có rất nhiều phong cách độc đáo và thú vị. Bạn có thể cân nhắc để áp dụng cho quán cafe của mình như cafe Vintage, quán cafe phong cách Scandinavian, quán cafe theo phong cách Industrial,….
Dù chọn phong cách hiện đại, cổ điển, bohemian hay industrial. Bạn cũng nên có sự đầu tư nhất định. Phí thuê thiết kế quán cà phê dao động từ 2 triệu đồng trở đi.
Những vật dụng cần thiết khi mở quán cafe
Đây là những vật dụng cần thiết khi mở quán cafe mà bạn cần phải biêt.
Nhóm dụng cụ pha chế
- Máy pha cafe
- Máy xay cafe
- Máy xay sinh tố
- Bình lắc pha chế
- Phin cafe
- Bình xịt kem
- Máy đánh sữa tạo bọt
- Ca đánh sữa
- Ly định lượng (cốc đo lường)
- Giá treo ly
- Máy dập nắp cốc
Dụng cụ lưu trữ
- Tủ lạnh, tủ mát
- Tủ trưng bày bánh
- Thùng đá nhựa
- Khay phục vụ
Dụng cụ vệ sinh quán cafe
- Máy khử mùi
- Thùng phân loại rác
Nhóm vật dụng cho khách hàng
- Bàn ghế cafe
- Thẻ số bàn của khách
- Menu cafe
- Hộp đựng giấy ăn, tăm
- Gạt tàn thuốc lá
Quy trình các bước mở quán cafe
Bước 1: Lập một bản kế hoạch chi tiết
Kế hoạch kinh doanh
Đối với công việc kinh doanh bất kỳ mặt hàng nào. Việc lập 1 bản kế hoạch kinh doanh cũng là điều vô cùng cần thiết.
Có 1 kế hoạch kinh doanh rõ ràng giúp bạn hình dung được hướng đi cụ thể. Có phương án tối ưu nhất từng đầu đầu việc, hạng mục, kiểm soát các khâu dễ dàng hơn và đạt được mục tiêu nhanh nhất.
Sự khác biệt giữa mô hình cafe thành công và thất bại phụ thuộc rất nhiều ở việc lên kế hoạch. Bạn lên kế hoạch càng chi tiết, quá trình thực hiện càng đơn giản và việc dự trù kinh phí càng chính xác.
Dòng tiền dự án
Dựa vào kế hoạch kinh doanh để tính toán mức vốn cần bỏ ra ban đầu và chi phí duy trì quán hoạt động tới khi có lãi.
Qua đó bạn cần chuẩn bị số vốn nhất định trước khi tiến hành mở quán. Nếu là vốn vay bạn cần tính toán số lãi suất phải trả hàng tháng, tỷ suất sinh lời của dự án là bao nhiêu? Để từ đó có sự chuẩn bị tài chính hợp lý nhất.
Tất nhiên, việc này với những anh chị lần đầu khởi nghiệp không đơn giản. Vạn có thể nhờ tư vấn của người đi trước trong hội nhóm khởi nghiệp cafe hoặc của bên dịch vụ tư vấn mở quán cafe để có được lời khuyên hữu ích.
Đánh giá tính khả thi của dự án
Tính khả thi ở giai đoạn này chính là khả năng thực hiện dự định có đúng với kế hoạch bạn đưa ra hay không. Nếu khả quan, bạn chỉ việc tiến hành theo kế hoạch, còn không, bạn cần tìm ra nguyên nhân và khắc phục.
Bước 2: Nghiên cứu thị trường
Người xưa có câu: “Biết người biết ta – Trăm trận trăm thắng” và đến nay nó vẫn chưa hề lỗi thời. Bạn cần đánh giá được điểm mạnh yếu của hình thức kinh doanh quán cafe mà mình đang dự định mở ra.
Bạn trả lời lần lượt và cụ thể nhất những câu hỏi dưới đây:
- Đối thủ cạnh tranh trực tiếp của quán là ai? Họ có ưu nhược điểm gì?
- Đối thủ cạnh tranh gián tiếp
- Đối tượng khách hàng tiềm năng của quán bạn? Họ yêu thích, quan tâm điều gì ? Làm sao để thu hút được sự chú ý của họ?
- Hệ thống các nhà cung cấp nguyên vật liệu phù hợp với định hướng kinh doanh của quán.
Kết quả cần đạt của nghiên cứu thị trường là bạn sẽ xác định được: Quán của mình sẽ phục vụ đối tượng khách hàng như thế nào? Phong cách quán ra sao để thu hút được sự chú ý, yêu thích của họ. Hiểu được khách hàng sẽ đến với mình vì điều gì? Tại sao họ chọn quán của bạn chứ không phải nơi khác.
Bước 3: Lựa chọn loại hình kinh doanh quán cafe phù hợp
Hiện nay, có một số loại hình kinh doanh cafe tiềm năng như: Cafe bóng đá, cafe view đẹp, cafe sân vườn, cafe vỉa hè… Mỗi mô hình sẽ có đặc điểm khác nhau, phù hợp với số vốn và mục đích đầu tư khác nhau.
Ngoài các mô hình cafe đang trên đây. Bạn có thể tìm hiểu thêm mô hình nhượng quyền của thương hiệu cafe lớn. Loại hình này tuy có ưu điểm là kế thừa uy tín thương hiệu. Nhưng lại có chi phí đầu tư tương đối lớn, kén thị trường hơn, chủ yếu phù hợp với khu vực thành thị.
Bước 4: Kinh nghiệm chọn địa điểm mở quán cafe
Địa điểm mở quán đối với loại hình kinh doanh quán cafe là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng lớn đến việc kinh doanh của quán. Chính vì vậy, khi chọn địa điểm mở quán bạn cần xem xét 1 số tiêu chí sau:
- Phù hợp với số vốn đầu tư: Chi phí này chỉ nên chiếm khoảng 20% trong tổng chi phí đầu tư.
- Phù hợp với đối tượng khách hàng của quán hướng đến: Với khách hàng trung niên, yêu thích sự yên tĩnh bạn không cần thuê quán mặt đường hoặc nếu như quá phục vụ học sinh, sinh viên, bạn nên ưu tiên gần trường… không hẳn cứ mặt đường lớn là tốt.
- Có mật độ người qua lại đông, có thể gần nhiều công ty, cơ quan làm việc, trường học hay trung tâm mua sắm,…
- Mặt bằng có chỗ để xe thuận tiện.
Bước 5: Thiết kế, trang trí quán
Tùy loại hình và đối tượng khách hàng mà không gian quán sẽ được thiết kế theo phong cách khác nhau. Nếu bạn không phải là người am hiểu về thiết kế. Hãy nhờ đến các công ty thiết kế chuyên nghiệp để có được không gian quán đẹp, phong cách và phù hợp với đối tượng khách hàng nhắm đến.
Bước 6: Chuẩn bị trang thiết bị và nguyên vật liệu
Bạn hãy lên menu của quán và dựa vào đó để chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cũng như nguyên vật liệu cần sử dụng.
Thông thường 1 quán cafe sẽ cần có máy pha cafe, máy đánh tạo bọt, máy xay sinh tố, máy ép, bình lắc pha chế, bình xịt kem,… Các vật dụng cần thiết có ly, cốc, thìa, muỗng, bình, khay, giá hoặc tủ để ly cốc,…
Bước 7: Tham gia vào khóa học pha chế
Chất lượng đồ uống có ý nghĩa quyết định giúp quán có thể thu hút và giữ chân khách hàng. Chính vì vậy, khi mở quán cafe thực đơn và chất lượng đồ uống cần được ưu tiên đặt lên hàng đầu.
Hãy tham gia các khóa học pha chế tại những trung tâm đào tạo pha chế chuyên nghiệp. Để sở hữu những công thức pha chế đúng chuẩn và hương vị đồ uống xuất sắc giúp quán thu hút khách hàng.
Bước 8: Lên menu và giá cho quán cafe
Tùy theo loại hình quán mà bạn có thể lên menu cho phù hợp.
Ví dụ: đối với những quán cafe bình dân menu sẽ tập trung vào các loại cafe truyền thống. Đối với quán cafe hiện đại bạn hãy xây dựng menu đa dạng hơn với thế mạnh là các loại cafe phong cách Ý,…
Ngoài ra, giá cả của các món cũng cần tính toán hợp lý sao cho phù hợp với phân khúc khách hàng. Giá cần đảm bảo kinh doanh có lãi nhưng vẫn có tính cạnh tranh cao với các đối thủ khác.
Bước 9: Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
Đối với 1 quán cafe mới mở không cần quá nhiều nhân viên. Những nhân viên cơ bản bạn cần tuyển đó là: nhân viên pha chế, phục vụ, thu ngân có thể tuyển thêm quản lý nếu quy mô của quán lớn.
Các nhân viên cần được đào tạo với quy trình phục vụ bài bản, đảm bảo sự trung thực, trách nhiệm trong công việc.
Bước 10: Chuẩn bị giấy phép đăng ký kinh doanh để mở quán cafe
Một số giấy tờ cần chuẩn bị trước khi mở 1 quán cafe đó là:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- giấy chứng nhận đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm
- Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy.
Đối với những giấy tờ này bạn cần lên cơ quan chức năng tại địa phương. Nơi mở quán để được hướng dẫn quy trình đăng ký thủ tục xin cấp.
Bước 11: Lên kế hoạch quảng cáo Marketing
Với thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc quảng cáo đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn nên cân nhắc mục tiêu và khả năng tài chính. Để lên kế hoạch quảng cáo phù hợp và mang lại hiệu quả cho quán của mình.
Có rất nhiều những hình thức quảng cáo như:
- Thuê đơn vị cung cấp dịch vụ quảng cáo chuyên nghiệp để thực hiện các chiến dịch truyền thông, quảng cáo…
- Tận dụng mạng xã hội như Facebook, Twitter, Zalo, Youtube,hội nhóm có khách hàng tiềm năng… để quảng bá các hình ảnh cũng như thực đơn hấp dẫn của quán đến đông đảo bạn bè và cộng đồng mạng.
- Sử dụng các hình thức marketing miễn phí như: Voucher, phát tờ rơi, tặng quà với khách đưa bạn thân đến quán…để tăng độ phủ thương hiệu, khiến nhiều người biết đến quán của mình.
Trên đây là tất cả việc mà khi mở quán cafe cần chuẩn bị những gì. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện khi mở quán cafe.
Chúc bạn thành công với dự án của mình. Nếu bạn có thắc mắc, hãy để lại bình luận bên dưới nhé !
