Điểm danh 7 kỹ năng cơ bản trong excel dành cho dân văn phòng

Không chỉ phổ biến đối với những người làm kế toán hay dân văn phòng mà Microsoft Excel là kỹ năng đã được phổ biến rất nhiều trong các cấp học. Đây là chương trình xử lý bằng bản tính, ra đời nhằm giúp con người thực hiện công việc một cách đơn giản và dễ dàng nhất.

Với những tính năng ưu việt cùng ưu điểm vượt trội, Excel ngày nay đã trở thành công cụ không thể thiếu mà bất kỳ ai cũng phải nắm được. Nắm được những kỹ năng cơ bản trong excel sẽ giúp ích bạn rất nhiều trong công việc và học tập.

1. Chọn tất cả dữ liệu với một cú nhấp chuột

Với cách sử dụng phím tắt Ctrl + A, bạn sẽ chọn được tất cả bảng tính. Tuy nhiên, một cách mà rất ít người biết chính là một cú nhấp chuột vào nút góc, bạn sẽ chọn được tất cả dữ liệu trong bảng tính chỉ cần vài giây.

2. Kỹ năng cơ bản trong excel: Mở cùng lúc nhiều tệp Excel

Nhiều người đã quen với việc chỉ mở từng tệp Excel một khi muốn xử lý công việc. Vậy trường hợp bạn có nhiều tệp cần xử lý thì phải làm thế nào? Một cách đơn giản nhất chính là: Bạn hãy chọn cùng lúc nhiều tệp mà mình muốn mở, sau đó nhấn phím enter trên bàn phím là đã có thể mở nhiều tệp cùng lúc.

3. Cắt dữ liệu theo ý muốn

Nút lệnh Slicer sẽ giúp bạn lọc dữ liệu một cách dễ dàng. Để sử dụng cắt dữ liệu theo cách bạn muốn, bạn chỉ cần tô chọn vùng dữ liệu trong bảng hoặc PivotTable, sau đó bạn nhấn Insert -> Slicer. Tiếp theo, bạn chọn cột dọc mình muốn lọc dữ liệu. Khi các thao tác hoàn tất, bạn đã có nhiều nút thuận tiện để có thể lọc dễ dàng.

4.  Tạo menu phím tắt mới

Một kỹ năng cơ bản trong excel nữa mà bạn cần phải nhớ chính là tạo được phím tắt mới trong excel. Có 3 phím tắt sẵn có trong menu excel, nằm ở phía trên cùng chính là Save, Undo và Redo.

Trong trường hợp bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt hơn nữa, chẳng hạn như gửi Email hoặc mở tệp (Open), bạn hoàn toàn có thể tự mình tạo với các bước đơn giản như sau:

File -> Options -> Quick Access Toolbar, sau đó bạn chọn thêm Email và Open từ cột bên trái sang cột bên phải, cuối cùng bạn ấn nút lưu. Khi thoát ra ngoài, bạn sẽ thấy 2 phím tắt mình muốn đã được thêm vào trình đơn trên cùng.

5. Kỹ năng cơ bản trong excel: Thêm đường chéo vào ô

Khi tạo một danh sách địa chỉ của các học sinh trong lớp. Bạn có thể sẽ cần một dấu gạch chéo ở ô đầu tiên nhằm phần tích những thuộc tính khác nhau của hàng và cột. Vậy bạn cần làm như thế nào?

Chúng ta đều biết rằng lệnh Home -> Font -> Borders có chức năng thay đổi đường viền khác nhau trong một ô, thậm chí cho chúng mang màu khác nhau.

Tuy nhiên, nếu bạn ấn vào các đường viền khác, bạn sẽ khám phá được nhiều điều khác nhau đáng ngạc nhiên, trong đó có đường chéo. Chỉ cần nhấn OK là bạn đã thêm được được chéo vào ô rồi!

Xem thêm: 9 kỹ năng đọc sách hiệu quả và nhanh ai cũng nên biết

6. Tìm kiếm ký tự đặc biệt – 1 trong các kỹ năng cơ bản trong excel

Để tìm kiếm nhanh, bạn chắc chắn đã biết cách sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F. Tuy nhiên, có 2 ký tự đặc biệt khác được dùng trong bảng tính excel chính là dấu chấm hỏi và dấu hoa thị để giúp kích hoạt tìm kiếm gần đúng.

Nếu như bạn không chắc chắn về kết quả đích, bạn có thể sử dụng 2 dấu này để tìm kiếm. Dấu hỏi sẽ đại diện cho một ký tự trong khi dấu hoa thị sẽ đại diện cho 1 hoặc nhiều ký tự.

Vậy trong trường hợp bạn cần tìm kiếm dấu hỏi và dấu hoa thị làm kết quả đích thì sao? Bạn hãy thêm vào trước đó một dấu ngã ~.

7. Chuyển dữ liệu từ hàng sang cột

Nếu bạn muốn các dữ liệu được hiển thị tốt hơn, bạn có thể sử dụng tính năng chuyển dữ liệu trong hàng sang cột. Việc đánh lại các dữ liệu sẽ là cách cuối cùng nếu như bạn không biết các phương pháp khác thuận tiện hơn. Tuy nhiên, chức năng Transpose trong Paste đã ra đời để xử lý điều này. 

Bạn chỉ cần sao chép khu vực mình muốn chuyển, đưa con trỏ chuột đến vị trí trống khác. Tiếp theo, bạn chọn Home -> Paste -> Transpose. Một điều bạn cần lưu ý là cần sao chép dữ liệu trước thì chức năng này mới được kích hoạt.

Trang bị đầy đủ các kỹ năng cơ bản trong excel sẽ giúp bạn thêm tự tin trong thời đại cách mạng 4.0 và sự bùng nổ của mạng công nghệ thông tin như hiện nay. Mong rằng những chia sẻ trên của Học Cách Kinh Doanh đã giúp bạn nắm được các thông tin cần biết để sử dụng excel thành thạo. Công cụ này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều, đưa bạn thăng tiến và lãnh đạo tốt đấy!