Kinh nghiệm mở nhà thuốc hiệu quả cho người bắt đầu

Bạn đang có ý định mở nhà thuốc tây tư nhân cho mình? Bạn muốn trau dồi kinh nghiệm mở nhà thuốc? bạn đang thắc mắc về những điều kiện và thủ tục để mở nhà thuốc tây? Thế bạn đã tìm đúng nơi rồi đấy! tôi xin chia sẻ những điều kiện và kinh nghiệm mở nhà thuốc tây đến bạn thông qua một câu chuyện có thật.

Người hay nói “nghề chọn mình chứ mình không chọn nghề”, từ nhỏ tôi đã là một đứa đam mê văn thơ và trầm tính nên tôi mơ ước sau này mình sẽ trở thành một nhà thơ, nhà báo.

Nhưng tôi lại gieo duyên với ngành Dược vào lúc thi chuyển từ cấp 2 lên cấp 3. Chẳng hiểu sao tôi lại lại được lọt vào lớp nâng cao hóa sinh của trường. Thế là thời gian cũng trôi qua và tôi lại chuyển hướng mình sẽ là một Dược sĩ, tôi đã cùng đám bạn trong lớp rủ nhau thi vào trường Đại học Y Dược.

Quãng thời sinh viên tôi có ý định là sẽ mở một nhà thuốc tây của riêng mình chứ không lẽ lại cứ học ra rồi đi làm một nhân viên bán thuốc cả đời hay sao!?

Cứ cách 500m thì lại có một nhà thuốc mọc lên như nấm mọc sau mưa, nên người ta bảo kinh doanh ngành này thì chỉ có một vốn bốn lời nên ai ai cũng đua nhau mở. “Thủ tục để mở nhà thuốc chắc đơn giản lắm đây nên người ta mới mở nhiều nhà thuốc như vậy!” – tôi thầm nghĩ.

Thế nên tôi đã lân la để tìm hiểu về những kinh nghiệm mở nhà thuốc tây cần những gì để đúc kết kinh nghiệm cho bản thân sau này.

1. Kinh nghiệm mở nhà thuốc trước hết phải đủ điều kiện và giấy tờ

Việc quan trọng đầu tiên đó chính là các thủ tục. Điều kiện mở nhà thuốc tây cần có những thủ tục gì?, điều kiện gì để mở nhà thuốc tư nhân? Đó là câu hỏi mà tôi đã trằn trọc và thắc mắc rất nhiều. Sau khi tìm hiểu thì tôi mới biết cần có những giấy tờ sau thì mới được phép kinh doanh:

• Đầu tiên là chứng chỉ hành nghề Y do Sở Y tế cấp nhưng mà đối với bằng Dược sĩ thì phải đủ thâm niên 5 năm hành nghề, nếu chưa đủ điều kiện cấp thì mình có thể đi thuê những người đã đủ điều kiện cấp bằng và nhờ họ đứng tên .
• Tiếp đến đó là giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc là Ủy ban Nhân dân cấp.
• Xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề để mở nhà thuốc GPP. thông thường thì 3 năm sẽ xét lại một lần.

Nghe qua thì tôi nghĩ giấy tờ cũng khá đơn giản và không mất quá nhiều thời gian. Trong một lần cà phê với nhỏ bạn, tôi tán gẫu với nó về dự định của mình, may sao nó có bà chị là chủ của một nhà thuốc, qua lời của nhỏ bạn thì chị đã từng đi từ thất bại đến thành công nên chị có nhiều kinh nghiệm mở quầy thuốc tây, tôi đã bảo nó dẫn tôi đến chị nó để trộm vía những kinh nghiệm mở nhà thuốc của người đi trước.

»»» Đọc thêm: Thủ tục và điều kiện mở quầy thuốc 2022 đầy đủ nhất

2. Chi phí để mở nhà thuốc có tốn kém lắm không ?

Chị bảo mới đầu khởi nghiệp chị khó khăn nhiều thứ lắm. Chi phí để mở quầy thuốc tây ban đầu tối thiểu từ 100 – 200 triệu.

Mở quầy thuốc tây cần bao nhiêu vốn?

Chị kể rằng:

Mới đầu chi phí bỏ ra khá là cao cho các vấn đề như setup, nhập hàng, chi phí phát sinh hay vốn dự trữ ban đầu.

Điều kiện để mở nhà thuốc không thể không nhắc đến đó chính là mặt bằng. Kinh doanh thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào địa điểm, thói quen của người Việt mỗi khi đau ốm thường sẽ tìm đến nhà thuốc gần nhà, nên những nhà thuốc tư nhân truyền thống vẫn có lợi thế hơn.

Nên chị chọn vị trí gần khu đông dân cư, gần chợ với nhiều người qua lại. Nhưng vì muốn mở một nhà thuốc tây đạt chuẩn GPP nên chị đã thuê một mặt bằng tốt: thoáng đãng mát mẻ có như vậy thì thuốc mới được bảo quản tốt.

Mới đầu setup thì chị tốn khá nhiều chi phí cho việc chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất: máy lạnh giúp môi trường mát mẻ tránh việc thuốc bị ẩm mốc và hư, tủ kính, khay đựng thuốc, những vật dụng hỗ trợ phải đầy đủ. Chị bảo: “Làm Dược sĩ giống như là Hành y cứu người vậy, nên phải chăm chút” – chị mỉm cười với tôi.

Tôi liền đưa mắt nhìn xung quanh nhà thuốc của chị. Tôi khá là ngạc nhiên vì trên đường đến đây tôi có quan sát thì có đến tận năm nhà thuốc cận kề nhưng mặc dù “sinh sau đẻ muộn” mà nhà thuốc của chị lại chiếm lợi thế cạnh tranh hơn. Chị kể rằng:

Chị thật sự chú trọng việc thiết kế bảng hiệu cho nhà thuốc của mình, chính tay chị lựa chọn từ màu sắc kiểu chữ, không chỉ là vì hợp phong thủy tính cách mà còn là vì “bộ mặt” của nhà thuốc. Một biển hiệu đẹp giúp tạo sự nhận diện thương hiệu riêng mà không trùng với các nhà thuốc lân cận, ngoài ra còn tạo được sự chuyên nghiệp nữa.

Đọc thêm: Thế nào là một mẫu bảng hiệu nhà thuốc đẹp và ý nghĩa đạt chuẩn GPP

Mua thuốc trị bệnh thì cần mua cho nhanh về cho lẹ, nên đầu tư một máy tính tiền là điều rất quan trọng. Bởi chẳng ai muốn mình mất thời gian phải đợi đứng thanh toán theo toán theo kiểu truyền thống mất thời gian cả. Phần mềm quản lý là chi phí bắt buộc chị phải chi để tạo nên sự nhanh chóng, chuyên nghiệp.

Tôi nhìn đồng hồ thì thấy trời cũng nhá nhem tối, tôi xin phép chị về hôm sau lại đến. Chạy xe trên đường tôi loay hoay với nhiều suy nghĩ trong đầu, ánh vàng hắt hiu của đèn đường lại làm tôi càng rối bời với một mớ ý nghĩ.

Tôi đưa mắt hai bên đường thì đâu đâu cũng có nhà thuốc, nhưng vì mơ ước được làm chủ một nhà thuốc tây mà tôi đã nung nấu bấy lâu nay nên những khó khăn càng làm tôi có thêm động lực để bước tiếp.

3. Cách để hoàn thiện danh mục hàng cho mình trong những ngày đầu

Hôm sau tôi lại đến gặp chị cùng với nhỏ bạn, tối qua tôi đã có chuẩn bị sẵn trong đầu mình một vài câu hỏi, một vài thắc mắc và dự định là hôm nay sẽ nhờ chị giải đáp để tích góp thêm một vài kinh nghiệm mở thuốc tây cho mình.

Vẫn là vẻ mặt hiền hậu đó, chị mỉm cười và mời tôi và nhà để tiếp tục chia sẻ những kinh nghiệm mở nhà thuốc tây của mình cho tôi. Chị kể tiếp:

“Vì mới đầu kinh doanh nên chi phí còn eo hẹp, để giảm bớt chi phí nhập hàng thì chị chỉ nhập những danh mục hàng phổ thông cần thiết thôi. Chị hỏi thăm những bạn bè (người đã từng mở nhà thuốc) để xin họ những danh mục hàng có sẵn cần nhập, chị chia thành 2 loại hàng: hàng phổ thông là loại hàng được dùng nhiều, phổ biến và rộng rãi nên chị bắt buộc phải nhập về để đáp ứng nhu cầu ngay;

Hàng tư vấn là loại hàng cần được sự tư vấn về tính năng cũng như là cách sử dụng, loại hàng này không cần nhập nhiều chủ yếu là dựa vào tình hình khách hỏi thăm mà tính toán số lượng. Chị còn cố gắng hoàn thiện danh mục hàng bằng cách dặn dò nhân viên ghi lại những loại thuốc khách hàng hỏi mua mà mình không có để bổ sung.

Sau vài 3 tháng thì nhà thuốc hầu như đã đáp ứng đầy đủ các loại thuốc mà khách hàng cần. Cách tốt nhất để hoàn thiện mình đó chính là lắng nghe mọi ý kiến từ mọi người”.

»»» Đọc thêm: GSP là gì? Cách xây dựng kho thuốc theo tiêu chuẩn GSP

4. Tìm kiếm nguồn hàng uy tín khi mở nhà thuốc

Tôi liền hỏi: “Vậy nguồn hàng mình tìm như thế nào và nhập ở đâu mới uy tín vậy chị?”. Chị nói:

Uy tín của nhà thuốc thông qua chất lượng thuốc bán và giá cả. Đây là hai yếu tố quan trọng để giúp thu hút khách hàng. Nếu mình bán thuốc với liều dùng chất lượng, tác dụng nhanh nhưng giá cả phải chăng thì đương nhiên khách hàng sẽ tìm đến mình nhiều hơn.

Chẳng ai muốn tiền mất lại không thuyên giảm bệnh. Thử một lần, hai lần mà thấy không tác dụng thì khách hàng sẽ tìm đến nhà thuốc khác. Nên nguồn hàng thì chị tích cực tìm từ những trình dược viên khác, từ bạn của chị để có thể hưởng những ưu đãi.

Bên cạnh đó thì chị còn tạo mối quan hệ với những chỗ sỉ để có thể tự mình nhập hàng về, chị luôn đảm bảo nguồn hàng của mình nhập từ nhiều nơi chứ không bị động ở một chỗ. Sau khi đi vào hoạt động thì chị đăng ký với 3 nhà phân phối lớn như: zuellig, diethelm, mega để hưởng được những chương trình khuyến mãi và gọi hàng.

Hiện tại có rất nhiều chỗ nhập hàng, nhưng mình nên cẩn trọng tại các chợ bán thuốc tây sỉ vì rất dễ bị mua lầm thuốc giả, thuốc kém chất lượng. Các nguồn nhập thuốc chất lượng hiện nay như: Hapulico miền bắc (85 Vũ Trọng Phụng), Chợ thuốc 168 Ngọc Khánh, 132 Lê Duẩn, Siêu thị thuốc Việt (31A Láng hạ), Chợ thuốc Quận 10 TPHCM, các công ty dược trên đường Tô Hiến Thành TPHCM…

5. Tiêu chí lựa chọn nhân sự cho nhà thuốc không hề đơn giản chút nào

Là một đứa học chuyên ngành Dược nên về việc quản lý nhân sự thì tôi như hoàn toàn mù tịt. Chị kể:

Mới đầu mở nhà thuốc thì chị chỉ thuê một nhân sự để đứng bán hàng và làm hai ca một ngày nhưng chị cũng vẫn dành thời gian nhiều ở nhà thuốc để hỗ trợ cho nhân viên.

Qua mỗi tháng thì khách hàng càng đông, mặc dù chị đã tăng lương cho nhân viên, nhưng chị nhận ra một nhân viên thì không ổn, vì bạn ấy không thể kham nổi công việc từ ngày này qua ngày khác. Nên chị quyến định thuê thêm một nhân viên nữa mỗi người làm một ca. Và hiện tại thì nhân viên của nhà thuốc đã lên đến năm người.

Nhân viên bán hàng là người cần phải có trình độ chuyên môn để có thể đọc được đơn thuốc, lấy thuốc đúng và tư vấn phù hợp hơn cho khách hàng. Chị tuyển Dược sĩ từ tốt nghiệp từ cao đẳng đến đại học để chi phí chi trả nhân viên “nhẹ gánh” hơn mà vẫn đảm bảo được chuyên môn, nếu thuê những người có trình độ lâu năm thì sẽ tốn kém chi phí hơn.

Và thái độ giao tiếp của nhân viên rất quan trọng, cách nói chuyện phải nhẹ nhàng cởi mở và chuyên nghiệp để khách hàng quay trở lại vào lần sau, đảm bảo nguồn thu cho nhà thuốc.

Bán hàng tại nhà thuốc là loại hình bán hàng tư vấn, năng lực tư vấn với bán hàng ảnh hưởng rất nhiều tới doanh thu, sức cạnh tranh. Người bán thuốc cần phải có tâm và bán đúng liều đúng bệnh, đặc biệt nếu phát hiện bệnh nhân có dấu hiệu nghiêm trọng thì nhắc nhở nên đi khám ở những tuyến cao hơn, tránh trường hợp tự mua tự chữa.

6. Nghiên cứu đối thủ

Với nhu cầu hiện tại, lượng nhà thuốc trong khu vực là vô cùng lớn, điều này khiến tỷ lệ cạnh tranh vô cùng cao. Đây là giai đoạn mà chị cần tìm ra được điểm mạnh của mình so với các nhà thuốc khác, nếu không, chị chắc chắn sẽ thất bại.

Thời điểm bắt đầu mở quầy, trong khu vực của chị còn 3 nhà thuốc khác đã hoạt động được một thời gian nên vô cùng khó khăn để có thể cạnh tranh. Vì vậy, chị quyết định đi đánh giá từng cửa hàng một và tìm ra giải pháp cho nhà thuốc của mình.

Quá trình nghiên cứu và đánh giá, chị thấy rằng, trong 3 nhà thuốc đó có 1 nhà thuốc có lượng khách hàng mỗi ngày vô cùng lớn. Tìm hiểu sâu vào thì chị nhận ra, khả năng tư vấn của nhân viên nhà thuốc vô cùng tốt và đặc biệt là thiết kế quầy, không gian lớn mang lại cảm giác rất chuyên nghiệp, giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi ghé thăm. Đây là những điều mà cửa hàng của chị chưa có, chưa ổn và cần cải thiện, bởi chị nhận ra rằng, những điều này là vô cùng quan trọng.

7. Vận hành và quản lý

Tương tự như các nhà thuốc khác, nhà thuốc của chị cũng được vận hành để hạn chế tối đa sai sót và quản lý hiệu quả:

• Thời gian làm việc và bắt đầu mở quầy từ 7h -21h mỗi ngày.
• Nhân viên chỉ phụ trách bán hàng và ghi chép đầy đủ vào sổ, phần mềm quản lý, phần nhập thuốc và giấy tờ sẽ do chị quản lý.
• Cuối mỗi ca, nhân viên phải tổng hợp sổ sách và hàng hóa bán ra trong ca làm việc của mình. Chi tiết và chính xác nhất để đảm bảo không bị sai lệch hay thất thoát.

Chuẩn bị và kiểm soát rất chặt chẽ nhưng quản lý tổng quát vẫn luôn là vấn đề vô cùng đau đầu. Không có quá nhiều vấn đề phát sinh nhưng những công việc lặp đi lặp lại như: Làm việc với Trình dược viên ->Nhập hàng, bán hàng -> Điều chỉnh giá -> Quản lý thuốc, hạn dùng -> Nâng cao chất lượng dịch vụ,…vẫn khiến chị rất mệt mỏi để đảm bảo không xảy ra sai sót.

Quản lý nhân viên cũng là vấn đề khá khó khăn, không chỉ là chất lượng, nâng cao kiến thức cho nhân viên mà còn là vấn đề phát sinh khi nhân viên nghỉ việc. Mỗi nhân viên nghỉ đều làm nhà thuốc bị xáo trộn ít nhiều, chị lại phải tìm kiếm người thay thế và đào tạo để nhân viên có thể bắt nhịp với công việc, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng dịch vụ và tài chính của nhà thuốc.

Đó là lý do mà sau này, khi cửa hàng đã ổn định hơn, điều khiến chị thấy khá tiếc vì không làm sớm hơn là việc ứng dụng công nghệ như phần mềm trong quản lý.

Bởi không chỉ là đẩy nhanh quá trình bán hàng, quản lý thuốc chính xác, kiểm kê tồn nhanh chóng và giảm sai sót ngay cả khi nhân viên mới không nhớ giá mà phần mềm còn giúp đảm bảo khả năng thống kê tồn kho, doanh thu hay chi phí từng ngày, từng thời điểm chị muốn,…tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân viên của chị chuyên tâm tư vấn và làm việc với khách hàng.

»»» Xem thêm: Hướng dẫn cách sắp xếp thuốc trong nhà thuốc đạt chuẩn GPP

8. Thì ra marketing và chiến lược kinh doanh là điều cần thiết

Vẫn với vẻ mặt không ai tưởng chừng đã độ 30 tuổi và khắc lên đó những kinh nghiệm mở nhà thuốc của người từng trải, chị nói:  để không bị thụt lùi và bị bỏ lại so với những đối thủ cạnh tranh thì em phải đổi mới và marketing liên tục. Thay vì bị động ngồi đó chờ người ta tìm đến mình thì tại sao mình không chủ động để người ta biết đến mình.

Để cửa hàng thuốc đi vào ổn định thì cần phải có chiến lược kinh doanh, chiến lược bán hàng hiệu quả. Phải xác định được phân khúc thị trường là người bình dân hay là người có thu nhập cao để nhập thuốc cũng như là xây dựng phong cách phục vụ đúng với nhu cầu của họ.

“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, nên  phải tìm hiểu kỹ đối thủ cạnh tranh kinh doanh loại thuốc gì, khả năng tài chính của họ ra sao và cách quản lý thuốc như thế nào để hiệu quả. Và xem xét giá của các loại thuốc từ phổ thông đến biệt dược để lên chiến lược kinh doanh giành giật thị phần khách hàng mà mình lựa chọn.

9. Phần mềm quản lý là sự lựa chọn trong xu hướng công nghệ 4.0

Hàng ngày sẽ phải đối mặt với số lượng lớn các loại hàng nên việc quản lý là điều không dễ dàng, nên việc nắm rõ số lượng các mặt hàng là điều cực kỳ quan trọng.

“Thuốc thì có đến hàng trăm hàng ngàn loại, nên để quản lý bằng phương pháp thủ công thì rất là mất thời gian. Nên chị đã tìm đến sự trợ giúp của các phần mềm.

Ngồi nói chuyện mà quên luôn giờ giấc. Thoáng cái đã nhá nhem tối. Từ giã chị ra về, tôi đã thông suốt tường tận mọi vấn đề mà bấy lâu nay cứ xáo trộn trong đầu.

Tôi càng có hi vọng và niềm tin hơn rằng mình sẽ mở được một nhà thuốc cho riêng mình. Trên đường chạy xe về, vẫn là ánh đèn cũ như ánh đèn hôm qua, vẫn là con đường với hai bên cứ cách mỗi 500m là thấy nhà thuốc nhưng sao hôm nay tôi lại có một cảm xúc khác hẳn và đối lập với hôm qua.

Ánh đèn vàng hôm nay không còn là ánh đèn của sự hắt hiu, rối bời mà là tia sáng của những ước mơ được nung nấu bấy lâu nay, con đường với những nhà thuốc hai bên cũng không còn là vách ngăn làm tôi chùng xuống với mớ suy nghĩ làm hoang mang, mà giờ đây đó là con đường của tương lai và tôi biết chỉ cần chạy tiếp trên con đường mà tôi đã chọn thì chắc rằng sẽ thành công.

Với những chia sẻ về điều kiện và kinh nghiệm mở nhà thuốc mà hoccachkinhdoanh.com đã chia sẻ như trên, thì thông qua câu chuyện của tôi, tôi mong rằng các bạn có thể theo đuổi đam mê của mình. Dù khó khăn, nhưng khi vượt qua được, thì bạn đã thành công rồi đấy!